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土地整治:工程建设与项目建档同步推进

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土地整治项目建设工程具有规模大、时间长、项目多等特点,给工程建档的收集、整理、保存直至归档带来一定难度。如果档案不完善或缺失都会造成项目无法通过验收。

存在问题

监理督查不到位。有些项目单位对档案管理工作存在领导不重视、人员配备不到位、有章不循、管理缺失等问题,使建设项目完成施工任务后,常常出现因人员变动、资料缺失、无现场记录等而使资料无法整理,致使项目无法按时申报验收。监理单位对工程在施工过程中的不注意收集监理资料或监理工作流于形式,没有履行好监理的督促和审查职能。

人员配备不充足。工程监理单位、工程建设单位专业人员不足,人员素质参差不齐,工程建设前期阶段不重视档案管理。有的单位不知如何管理,甚至无人过问,使档案管理工作处于散、乱、差状态,人员流动性大、资料管理人员经常调换,也会影响工程资料的收集整理及归档。

管理模式不完善。工程建设采取小业主大监理的建设管理模式,工程建设项目单项多,工程繁杂,工程建设前期工作千头万绪,导致项目监理单位和施工单位都没时间顾及档案管理工作。项目承担单位、工程中标单位、监理乃至建设单位在工程建设过程中不能及时做好档案资料的对接衔接工作,常出现工程建完了,竣工资料却无法收集、迟迟不能归档的现象。

档案制度不健全。没有建立项目档案管理制度,导致项目档案员无章可循、无据可依,项目承担单位没有指定专人负责项目资料,项目施工单位和工程监理单位也没有做好工程技术档案管理工作。项目资料员没有及时收集、登记、分类和整理归档,档案资料没有按财务类、文书类、技术类和其他类进行分类。档案不能完整、系统地体现立项阶段、实施准备阶段、施工阶段、验收准备阶段、验收阶段和后续利用管护阶段等各阶段的工作,基层国土资源所(分局)没有依照档案管理规定进行检查和记录。

规范原则

保证连续性。按土地整治项目的时间顺序排列项目档案资料,做到有始有终,使项目档案资料能够完整、连续、准确无误地反映整个项目的开展情况。

保证适用性。应以有利于保持项目档案的有机联系,有利于为检查和验收提供服务和使用为目的。项目实行总承包的,各分包单位负责收集、整理分包范围内档案资料,交总包单位汇总、整理。项目竣工时由总包单位向监理单位提交完整、准确的项目档案资料。

保证有序性。以各阶段为主,紧密联系,主题单一,确保立项阶段、实施准备阶段、施工阶段、验收准备阶段、验收阶段和后续利用管护阶段等各阶段材料不混淆,按照项目进展的时间先后排列,确保各阶段档案能顺利验收。

对策思考

各级各部门领导重视是前提。各级领导对项目资料管理工作要有一个正确的认识,将档案工作与项目工程建设的进度一起抓,时刻督查收集档案资料情况,专门明确一名业务精、责任心强的人员负责档案工作,在工程报批开始就要强化档案管理和收集意识。基层所(分局)应配合镇(区)对项目实施进行现场全程管理,随时跟踪督查作业单位和监管单位的档案收集、分类、整理、归档工作。同时,将档案管理深入到项目工程建设各个层面和环节,将档案管理纳入工程建设计划和作业单位、监理单位责任制中。建档工作要与项目建设进程同步,项目申请立项时,即应开始进行文件、方案、图纸等材料的积累、整理、审查工作。

各单位协调配合是关键。第一,工程项目实施单位档案人员承担着本单位档案编制以及对各参建单位资料收集整理的指导、督促、检查职能,因此从事这项工作的同志要热爱档案工作,熟知档案管理工作业务知识,按照统一领导、统一规格、统一标准收集、整理、归档档案资料。第二,工程监理单位档案人员要按照工程监理的要求认真履行职责,做好监理日记和自身资料的收集、整理、归档,同时对施工单位资料进行监督、审查。第三,施工单位档案人员必须经常深入施工现场第一线,加强收集整理施工一线所形成的原始记录、质量检查形成的记录表格、各种试验的检测成果、会议纪要、设计施工图纸、批复文件报告等资料,为项目竣工验收准备必备资料。

建章立制抓落实是重点。制定详细可行的项目档案管理方案和分类表,细化项目初步设计报告和土地整理项目预算书、工程承包合同、监理合同、进度计划等材料格式的统一,明确规定立项阶段、实施准备阶段、施工阶段、验收准备阶段、验收阶段和后续利用管护阶段等各阶段归档范围、归档顺序、时间节点、归档要求和归档标准。在前期工作和工程刚开始时,各责任单位就应该对所要收集的档案落实专人,在工程实施前对档案人员进行岗位及档案知识培训,按照档案整理规范要求收集及时、准确、系统,组合成卷,规范统一,将制度落到实处。

加强日常管理是保证。要实现项目工程资料的真实、完整,达到竣工资料真、全、好、快,有必要加强日常管理,开展多种形式的检查交流并及时纠正工作中的问题。项目承担单位必须及时指导各参建单位的工作,帮助协调解决问题,在日常工作中就应该加强这方面的管理和督查。比如在对每个分部或单体工程验收时,及时检查监理单位、施工单位所提供的工程资料的完整性和真实性,发现问题及时协调通报,并要求各单位限期整改。

强化竣工资料验收是根本。组织竣工资料的系统复查,复查时对小的问题当场解决,大的问题要做好记录并交被查单位限期整改。工程建设初期,在抓纸质档案管理的同时建立电子档案,实现纸质和电子档案双重管理,为以后档案管理查询利用打好基础。紧跟归档进度,实现工程建设与资料归档同步,保证档案的真实、齐全、完整、准确。

((作者:孙华 朱莉 来源: 中国国土资源报 作者单位:江苏省射阳县国土资源局)


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